کومې جلسې (Meetings) موثرې وې؟ / ژباړه: جاوېد کریمي

آیا تاسې پخپله اداره کې کله کله داسې احساسوی چې دا ناستې د وخت له ضایع کولو پرته بل څه ندی؟که ځواب مو هو وي،نو تاسې يوازيني نه یاست.

د مایکروسافټ د يوې سروې له مخې په متحده ایالاتو کې د ورځې تقریباً ۱۱ میلیونه رسمی ناستې ترسره کیږي چې ۷۱ سلنه ګډونوال یې پدې فکر دي چې دا ناستې موثرې نه وي چې دا د ګډونوالو دوه پر دريمه برخه تشکیلوي،پدې کې داسې  ګډوال هم شته د غونډو پرمهال د خوب کولو اعتراف هم کوي،نو تاسې فکر وکړئ چې غونډې به خپل موثریت څنګه له لاسه نه ورکوي.

او که غونډې په سمه توګه پر مخ یوړل شي،دا به د وخت او منابعو ضایع نه بلکه د کارونو د موثریت،د تولیداتو او خدماتو د مولدیت د لوړاوي او  د ښو اړیکو د ایجاد باعث به شي.

راځئ پر هغو مهمو نقاطو بحث وکړو چې،په مرسته يې کولای شو،د غونډو موثریت لوړ کړو.

لومړۍ ستونزه: مجلسونه پر ټاکلي وخت نه پيلیږي:

حل لاره : بینجامین فرینکلین رښتيا ویلي: چې وخت سره زر دی.که پوهېږی چې ستاسې د غونډې ګډونوال ناوخته غونډو ته حاضريږي ،دا د فکر او توجه وړ خبره ده،په لیکلي شکل ورته خبرداری ورکړئ چې غونډو ته ناوخته حاضریدلو هيڅ ګنجایش نشته،مهربانه اوسئ مګر جدی،کوشش وکړئ پر خپل ټاکلي وخت خپله ناسته پيل کړئ پرته له دې چې د حاضرو ګډونوال شمېر په نظر کې ونیسی.

دوهمه ستونزه: غونډو کې هيڅ شی نه سرته رسيږي،پرته له دې چې بلې ناستې مهالوېش پکې اعلان شي.

حل لاره: ناستې لپاره مشخصه اجنډا وټاکئ،که احیاناً د اجنډا د تغییر اړتيا پيدا شوه،ناستې د پیل نه يو ساعت مخکې يې تغییر او ګډونوال خبر کړئ،او کله مو چې اجنډا وټاکله،بس هماغه موضوعات د بحث وړ دي او خلاص.او که څوک د اجنډا نه بلې خوا ورځې،د ناستې د مشر مسولیت جوړيږی چې بیرته يې را وګرځوي.همدارنګه که د مجلس تر پایه کومه ستونزه لا ینحله پاتې شوه د مجلس مشر ددې مسول دی چې د هغې ستونزې ته یو مشخص کس/ټيم وټاکي تر څو په ټاکلي نيټه هغه ستونزه حل او راپور خپل مشر ته وسپاري.

درېيمه ستونزه:ګډونوال توجه نه کوي

حل لاره: ننۍ نړۍ کې د توجه اوسط اندازه له ۱۰ دقیقو تر ۱۸ دقیقو پورې ده،زیات نه زیات یو کس کولای شي،تر ۳۰ دقیقو خپله تمرکز پر يوه خوا وساتي او توجه وکړي،که له نیم ساعت/۳۰ دقیقو غونډو وخت زیاتیږي،دا حتمي ده چې ګډونوالو توجه به نه جلبیږي.پکار دا ده چې د غونډو پر مهال له لیکچر ورکولو ډډه وشي،د غونډو په جریان کې له ګډونوالو input اخیستو هڅه وشي،یا هم ځينې مناسبې ذهنې لوبې او دمه وشي.

د ناستې لپاره مناسب وخت ټاکل:که ناسته مو د غرمې تر مهال غځېدله ګډونوالو ته دا اطمینان ورکړئ چې له ناستې وروسته یا د ناستې په دوران غرمنۍ لرو،پدې سره به ګډونوالو توجه وساتل شي،او په خپل مهال ویش غرمنۍ نلری نو بیا ورته سهار له ۸ تر ۱۰ یا هم ماسپښين پس له ۳ بجو مناسب وخت دی.

د سمارټ موبایلونو کارول: د جنوبي کالیفورنيا ،د مارشال د تجارتي ښوونځي د يوې سروې له مخې د ناستو پرمهال د سمارټ موبایلونو کارول (د پيغامونو او ایمیلونو لوستل)

نه یوازې هغه کس ته تشویش او اندېښنه پيدا کوي همدا شان تر څنګ ناستو خلکو ته هم یو ډول مزاحمت کوي.

د ناستو د ځای بدلول: په يوه ځای کې د اونۍ څو مجلسونه ګډونوال خسته کوي او د توجه د کمېدو باعث ګرځي،نو که امکان وي باید د مختلفو غونډو لپاره مختلف هال،یا کنفرانس خونې وکارول شي.

څلورمه ستونزه:د مجلسونو/ ناستو ډير طولاني بودن

حل لاره: کوښښ باید وشي،مجلسونه ډير طولانی نه اوسي او یو محدود وخت باید ورته وټاکل شي،او د ګډونوالو ذهن ته دغې خبرې رسول چې دغه ناسته پوره یو ساعت یا نیم ساعت به دوام کوي او په همدې خبرې عمل کول کولای شي ،د ګډونوالو د دلچسپۍ باعث او د ناستې موثریت لوړ کړي.